Eine Rechnung ist mehr als ein Wisch mit Beträgen drauf. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Geschäftskunde die Vorsteuer nicht ziehen — und kommt zurück mit der Bitte um Korrektur. Im schlimmsten Fall hängst du in einer Steuerprüfung. Hier sind die Pflichtangaben für Rechnungen 2026, mit Beispiel und Hinweisen zur korrekten MwSt-Berechnung.
Die 10 Pflichtangaben nach § 14 UStG
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss zehn Angaben enthalten — auch die kleinste Rechnung ab 250 € (für kleinere ist es vereinfachte Form möglich, dazu unten):
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (deine Daten als Selbständiger)
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kundenname und Kundenadresse)
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer (lückenlos, zum Beispiel 2026-001, 2026-002...)
- Menge und Art der gelieferten Leistung
- Lieferungs- bzw. Leistungszeitraum (wann wurde die Leistung erbracht)
- Nettobetrag, MwSt-Satz, MwSt-Betrag, Bruttobetrag
- Hinweis auf Steuerschuldnerschaft bei Reverse-Charge oder Hinweis auf § 19 UStG bei Kleinunternehmern
- Aufbewahrungshinweis für Privatpersonen bei bestimmten Leistungen (Bauleistungen etc.)
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung formell mangelhaft. Bei Geschäftskunden bedeutet das: kein Vorsteuerabzug bis zur Korrektur — und das wirft kein gutes Licht auf dich.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Bei Rechnungen unter 250 € brutto reichen weniger Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag, MwSt-Satz oder Hinweis auf Steuerbefreiung. Praktisch für Kleinaufträge, aber nicht für strukturierte B2B-Geschäfte.
MwSt-Berechnung: häufige Fehler
Der häufigste Fehler bei der MwSt-Berechnung: Aufrunden oder Abrunden an der falschen Stelle. Korrekt ist: Erst den exakten Netto- und MwSt-Betrag berechnen (zwei Nachkommastellen), dann den Bruttobetrag. Beispiel: 1.234,56 € netto bei 19 % MwSt = 234,57 € MwSt + 1.469,13 € brutto.
Häufiger Fehler: Brutto im Kopf rechnen und MwSt rückwärts ableiten. Bei „1.000 € brutto enthält 190 € MwSt" ist das falsch — die korrekte Rechnung ist 1.000 / 1,19 = 840,34 € netto, MwSt = 159,66 €. Mit dem MwSt-Rechner ist diese Brutto-zu-Netto-Umrechnung sofort gelöst, mit allen Stellen korrekt.
MwSt-Sätze 2026
In Deutschland gelten:
- 19 % Regelsteuersatz — alle normalen Waren und Dienstleistungen, inklusive Webdesign, Beratung, Software, Hosting
- 7 % ermäßigter Satz — Bücher (auch E-Books seit 2020), Lebensmittel, Hotelübernachtungen, ÖPNV, Schnittblumen, kulturelle Veranstaltungen
- 0 % — Hilfsmittel für Behinderte, Photovoltaik-Anlagen für Privatpersonen (seit 2023), bestimmte Medikamente
Beim Schreiben einer Rechnung mit Mischpositionen (z. B. Webdesign 19 % + Buchverkauf 7 %) muss jede Position separat ausgewiesen werden, mit eigenem MwSt-Betrag. Eine summarische Rechnung ist formell mangelhaft.
Reverse-Charge auf der Rechnung
Bei B2B-Geschäft mit EU-Kunden (z. B. Webdesign-Auftrag aus Wien) gilt Reverse-Charge nach § 13b UStG. Die Rechnung enthält dann keine MwSt, dafür den Vermerk: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG" oder „Reverse Charge". Zusätzlich muss die USt-IdNr. des Empfängers auf der Rechnung stehen.
Mehr zum Reverse-Charge-Verfahren im ausführlichen Beitrag über MwSt im Webdesign-Angebot.
Kleinunternehmer-Vermerk
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Der explizite Vermerk „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" ist Pflicht. Ohne diesen Hinweis kann das Finanzamt theoretisch die Rechnung als „mit ausgewiesener MwSt" werten und dich zur Abführung verpflichten — auch wenn du keine MwSt geschrieben hast.
Mehr zur Kleinunternehmerregelung und ihrer Logik im Beitrag über Kleinunternehmer 2026.
Beispiel: Ordnungsgemäße Rechnung für Webdesign
Webdesign Mustermann
Beispielstraße 1, 80333 München
Steuernummer: 123/456/78901
USt-IdNr.: DE123456789
Empfänger:
Beispiel GmbH
Beispielweg 5, 81679 München
Rechnungsnummer: 2026-042
Rechnungsdatum: 15.07.2026
Leistungszeitraum: 01.06.2026 – 30.06.2026
Position 1: Webdesign Firmenwebsite (8 Seiten, Responsive Design, CMS-Integration) — 2.500,00 € netto
Position 2: SEO-Grundoptimierung — 500,00 € netto
Zwischensumme: 3.000,00 €
MwSt 19 %: 570,00 €
Gesamtbetrag: 3.570,00 € brutto
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen netto auf das Konto IBAN DE...
Tools und Vorlagen
Standardvorlagen gibt es in jedem Buchhaltungsprogramm — Lexoffice, sevDesk, Easybill, Billomat. Wer ohne Buchhaltungsprogramm arbeitet, kann mit einer Word-/Excel-Vorlage starten, sollte aber spätestens ab dem zweiten Geschäftsjahr auf eine Software wechseln. Die Zeitersparnis ist enorm — und Steuerprüfung wird mit ordentlich strukturierten Rechnungen deutlich entspannter.
Für die schnelle MwSt-Kalkulation während der Rechnungserstellung: MwSt-Rechner mit Brutto/Netto-Modus, beliebigen Steuersätzen und Beispielen für 19 %, 7 % und Sondersätze. Wer ein rechtssicheres Impressum für seine Website oder einen Cookie-Banner braucht, findet das ebenfalls in den DOSIGNY-Tools. Bei steuerlichen Sonderfragen führt der Weg zum Steuerberater — und für die strategische Online-Aufstellung deines Selbständigen-Business helfe ich gerne über das Kontaktformular.
